Als Benutzer gilt jede Person, die mit ihren persönlichen Zugangsdaten – ihrer E-Mail-Adresse – auf die Software zugreifen kann. Innerhalb der Software können Benutzern folgende Rollen zugewiesen werden:
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Globaler Administrator
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Administrator
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Manager
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Teammitglied
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Gast
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Benutzerdefinierte Rollen (in einigen Editionen)
Wenn Sie einem Benutzer eine Rolle zuweisen, gilt dieser als lizenzierter Benutzer. Viele Kunden fragen, wie viele Administratoren, Manager und Teammitglieder sie ihrem Konto hinzufügen können.
Jeder einzelne Login zählt als lizenzierter Benutzer; zudem können Sie eine beliebige Kombination aus Administratoren, Managern, Teammitgliedern usw. in Ihrem Konto führen.
Ressourcenrollen oder „None“-Rollen
Wenn Sie die Planungsfunktionen intensiv nutzen, möchten Sie möglicherweise auch nicht-menschliche Ressourcen erfassen. Eine Ressourcenrolle ist ein Benutzer ohne Lizenz, der eine nicht-menschliche Ressource repräsentiert, die nachverfolgt werden muss.
Beispiele hierfür sind ein Konferenzraum oder ein Baustellengerät. In unserer Software können Sie Ressourcen mithilfe von sogenannten „None“-Rollen planen. „None“-Rollen können sich nicht in der Software anmelden und benötigen keine Lizenz.
Sie können „None“-Rollen (Rollen ohne Anmeldeberechtigung) über die Schaltfläche „Personen einladen“ oder die globale „Hinzufügen“-Schaltfläche zur Software hinzufügen. Sie müssen zwar einen Namen für die Ressource angeben, aber keine E-Mail-Adresse hinterlegen, da diese Personen sich nicht in der Software anmelden können.
„None“-Rollen werden sowohl auf der Team-Seite als auch auf der Seite zur Benutzerverwaltung angezeigt. Sie können eine „None“-Rolle jederzeit in einen kostenpflichtigen Benutzer umwandeln, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben und eine andere Rolle als „None“ auswählen.
FAQs zum Benutzerstatus
F: Verliert ein Benutzer den Zugriff auf zuvor eingegebene geschätzte oder tatsächliche Stunden, wenn er auf „inaktiv“ gesetzt wird?
A: Die Daten bleiben im System erhalten; der Benutzer erscheint jedoch nicht mehr als Auswahlmöglichkeit unter „Personen“ für den Zeiterfassungsbericht.
F: Kann ich weiterhin einen Zeiterfassungsbericht für inaktive Benutzer abrufen?
A: Ja, man kann diesen Bericht weiterhin abrufen, um die erfassten Stunden anzuzeigen, oder den Datensatz einfach reaktivieren, damit er wieder im Zeiterfassungsbericht erscheint.