Establecimiento de fechas planificadas

Actualice y monitoree sus datos planificados vs. reales en todo el sistema. Además, utilice nuestras dependencias de tareas, fáciles de crear y altamente configurables, para automatizar planes y fechas planificadas. También hemos añadido una nueva configuración diseñada para equipos que desean automatizar los datos reales para que influyan en sus planes.

Si bien para algunas organizaciones, equipos o proyectos, las fechas planificadas deben ser fijas e invariables, para otros equipos, "Planificado" es un estado previo y aceptan que los planes cambien. Hay muchas razones por las que los equipos podrían querer permitir que las fechas reales de inicio o finalización actualicen las fechas planificadas de inicio o finalización de las tareas, y a medida que esos equipos implementan sus proyectos, esperan que las fechas planificadas se ajusten a los datos reales.

Conozca las configuraciones basadas en proyectos que permiten que los datos reales actualicen las fechas planificadas.

Cómo las dependencias afectan las fechas planificadas

Al crear un proyecto desde cero, todas las tareas se crean sin dependencias. Sin embargo, si crea un proyecto desde una plantilla o importa un plan con vínculos o dependencias definidos (solo disponible en los formatos MPP o XML), su plan se completará con esas dependencias predefinidas.

Cuando un plan no tiene dependencias, las tareas no afectan las fechas de inicio o finalización planificadas de otras tareas, ni a ninguna otra fecha. Cada tarea es independiente.

No se requieren dependencias para generar el cronograma general del proyecto. ProjectManager completará las fechas de todo el plan basándose en la fecha de inicio planificada de la primera tarea y la fecha de finalización planificada de la última, lo que genera informes, paneles y datos en todo el sistema.

Las dependencias son útiles para imponer fechas en tareas relacionadas. Cuando un plan tiene dependencias, estas tareas actualizan automáticamente sus tareas sucesoras según los siguientes criterios:

• Tipo de enlace (fin-inicio, inicio-inicio, inicio-fin o fin-fin)
• Retraso o adelanto (un número positivo define retraso; un número negativo define adelanto)

Cuando las tareas tienen dependencias, los cambios en la configuración de fechas planificadas afectan el funcionamiento de esos enlaces y el de los retrasos y adelantos.

Configuración de Fechas Planificadas

Puede encontrar la opción "Fechas Planificadas" en el menú Configuración del Proyecto o durante la creación del proyecto. Esta configuración individual permite a cada gestor de proyecto controlar la configuración del proyecto según sus preferencias o la fase del mismo.

Puede ajustar esta configuración en cualquier momento. Las tareas no se actualizan inmediatamente al cambiar la configuración, pero se aplicarán a cualquier cambio de fecha real futuro.

Configuración predeterminada: Aplicar siempre las fechas planificadas

Con la configuración predeterminada, los datos reales no afectan nunca a las fechas planificadas.

• Las fechas planificadas (inicio y fin) de una tarea se conservan siempre, independientemente de las fechas reales de inicio o fin, el porcentaje de finalización o el esfuerzo real.
• Las fechas planificadas solo pueden ser actualizadas manualmente por un usuario con permisos para ello.

La única forma de actualizar automáticamente una fecha planificada de una tarea es si existen dependencias en esa tarea. En el caso de las tareas dependientes, al actualizarse la fecha de inicio planificada (PSD) o la fecha de fin planificada (PFD) de una tarea predecesora, la PSD y la PFD de su sucesora también se actualizan automáticamente, conservando la duración, el retraso o el adelanto definidos previamente.

Sin embargo, al actualizarse la fecha de inicio real (ASD) o la fecha de fin real (ASD) de una tarea predecesora, no se realizan cambios en la PSD ni la PFD de la tarea sucesora. De forma predeterminada, las fechas planificadas siempre se conservan cuando se realizan cambios en los predecesores.

Configuración opcional: Permitir que los datos reales actualicen las fechas planificadas

Esta opción está diseñada para equipos con planes operativos que desean automatizar aún más las tareas posteriores. Esta configuración permite que los datos reales actualicen las fechas de inicio y fin planificadas de las tareas, así como de cualquier tarea dependiente.

Esta configuración modifica automáticamente el plan a medida que se registran las fechas reales, lo que lo convierte en una representación en tiempo real del estado actual del proyecto.

Esta lógica garantiza dos cosas:

1. Que los datos reales automaticen su plan.
2. Su equipo se mantendrá al día con notificaciones relevantes sobre sus asignaciones de tareas cuando cambien sus fechas de inicio o fin planificadas.

Profundicemos en los detalles.

Cómo funciona

Las fechas planificadas pueden cambiar o no, dependiendo de cuándo se registren las fechas reales. Por ejemplo, si la Tarea A estaba planificada para comenzar el 25/05/2019 y realmente comenzó ese mismo día, la fecha planificada original es la misma que la real.

Pero si la Tarea A comenzó antes, el 25/02/2019, su fecha de inicio planificada cambiaría a la anterior. De igual manera, si la Tarea A comienza después de su fecha planificada, los datos reales actualizan la fecha de inicio planificada.

Las mismas reglas se aplican a las fechas de finalización planificadas. Si la Tarea A estaba planificada para finalizar el 25/05/2019 y realmente terminó ese mismo día, la fecha de finalización original es la misma que la real. Pero si la Tarea A terminó antes, el 25/02/2019, su fecha de finalización planificada cambiaría a la anterior. De igual manera, si la Tarea A finaliza después de su fecha planificada, los datos reales actualizan la fecha de finalización planificada.

Sin embargo, si no desea que la fecha planificada de una tarea en particular cambie respecto a su fecha real o a la de otra tarea dependiente, puede sobrescribir manualmente las fechas planificadas sin afectar las fechas reales. También puede usar la función Bloqueo de tareas para evitar que las fechas planificadas de una tarea en particular cambien.

Impactos en las dependencias de tareas

Dado que las dependencias se definen por las fechas de inicio o finalización planificadas (según el tipo de vínculo), cuando los datos reales afectan a una tarea predecesora, también pueden afectar a las fechas de inicio y finalización planificadas de la tarea sucesora.

Si la tarea A tenía un tipo de vínculo de fin a inicio con la tarea B, y la tarea A comenzó antes (el 25/02/2019), con esta configuración, la tarea B también se adelantará automáticamente 3 días. Reglas similares rigen todas las dependencias de tareas, según el tipo de vínculo y el momento en que se introducen los datos reales.

Esto significa que el plan se actualiza automáticamente a medida que el equipo trabaja en él y este siempre recibe notificaciones de los cambios relevantes. Esto ahorra tiempo a los gerentes de proyecto, que ya no tienen que ajustar manualmente las dependencias, ni el retraso o la anticipación de las tareas dependientes, cuando su predecesora comienza o termina en una fecha diferente a la planificada originalmente.

Cómo se ven afectados el retraso y el adelanto

El retraso está diseñado para definir un margen entre dos tareas, mientras que el adelanto (retraso negativo) permite la superposición de dos tareas dependientes. El retraso y el adelanto siempre se basan en las fechas planificadas. Sin embargo, cuando los datos reales actualizan dichas fechas planificadas, se consumirá el retraso o el adelanto según corresponda para reflejar las nuevas fechas de inicio planificadas actualizadas.

Si no desea que el retraso y el adelanto se consuman con esta configuración, le recomendamos utilizar la función Bloqueo de tareas para evitar cambios en las fechas planificadas de dichas tareas. Cuando la función Bloqueo de tareas está activada, las fechas de inicio y fin planificadas no se pueden ajustar, lo que significa que cualquier retraso o adelanto se extenderá automáticamente para preservar esas fechas en caso de cambios en los datos reales, tanto anteriores como posteriores.

Cómo afecta el % de finalización a las fechas planificadas

Dado que el % de finalización genera una fecha de inicio real o una fecha de finalización real según el porcentaje, esta configuración también puede afectar a las fechas planificadas. Por ejemplo, al marcar una tarea como iniciada (25 % de finalización), mi fecha de inicio planificada cambia a la fecha de inicio real.

Al marcar esa tarea como 100 % completada, mi fecha de finalización planificada cambia a la fecha de finalización real. Marcar una tarea como completada en el tablero o la lista también actualiza su % de finalización, lo que también actualiza mis fechas de PFD.

Puede comparar los datos planificados con los reales en todos los informes y paneles. En otras palabras, el plan, aunque haya cambiado, sigue siendo el planificado con respecto al real. En la siguiente sección, veremos cómo puede realizar un seguimiento del plan original en relación con el estado actual de diversas maneras en el software.

Informes: Cómo comparar el plan original con el plan real

Existen varias maneras sencillas y efectivas de conservar, visualizar y restaurar su plan original al seleccionar la opción "Permitir que los datos reales actualicen las fechas planificadas" en la configuración del proyecto. Puede crear una línea base del plan y consultarla en cualquier momento. Puede restaurar o crear una copia de la versión original con el Control de versiones. Copie el proyecto inicial como otro proyecto o plantilla, o exporte el proyecto antes de activar la opción para conservar una copia.

Estas son las maneras de ver o acceder a su plan original:

• Establecer una línea base: Establecer una línea base al inicio de un proyecto es la forma en que los gestores de proyecto suelen gestionar los cambios realizados en el plan original con la línea base. La línea base se puede establecer y visualizar a través del menú de configuración del diagrama de Gantt. Siempre puede alternar entre ver la línea base en el diagrama de Gantt o generar un informe de variación de los datos reales con respecto a la línea base.
• Control de versiones: Siempre puede ver, exportar o restaurar un plan a las fechas planificadas originalmente a través del control de versiones del proyecto.
• Otras soluciones: Puedes crear una copia o plantilla del proyecto original para compararlo o restaurarlo en cualquier momento.

Puedes consultar los informes y paneles de planificación y ejecución para ver tu progreso. ¡Una ventaja para tu equipo si vas por delante del cronograma!

¿Cómo puedo evitar que los datos planificados cambien?

Si no quieres que tus datos planificados cambien automáticamente:

1. La opción "Aplicar siempre las fechas planificadas" podría ser una mejor opción.
2. Usa nuestra función mejorada de bloqueo de tareas para evitar que las fechas importantes cambien (próximamente).