Flujos de trabajo personalizados

El flujo de trabajo permite a los usuarios aplicar reglas sobre la ruta que debe seguir una tarea. Define qué usuarios pueden avanzar una tarea por las distintas etapas.

El flujo de trabajo ayuda a:

• Establecer reglas y control de calidad
• Establecer aprobaciones y revisiones de procesos

Solo los creadores de proyectos y quienes tengan acceso de gestión pueden modificar el flujo de trabajo. Cree flujos de trabajo de proyecto en la configuración del proyecto; sin embargo, el tablero kanban es el único lugar donde puede crear un estado personalizado para el flujo de trabajo. Una vez creados, los estados personalizados se reflejarán en todas las vistas del proyecto.

Nota: Las columnas en el tablero de su proyecto corresponden al estado y al generador de flujo de trabajo de cada tarea.

Cómo acceder a la función de flujo de trabajo

En el proyecto que elija, haga clic en el nombre para acceder al menú. Haga clic en "Flujo de trabajo y automatización".

Haga clic en "Flujo de trabajo y automatización" y verá la ventana emergente que aparece a continuación. Todos los usuarios pueden ver esta pantalla y el flujo de trabajo actual. Sin embargo, solo el creador del proyecto y cualquier miembro con acceso de "administración" pueden modificar el flujo de trabajo. Los demás miembros del proyecto tienen acceso de solo lectura.

Establecer reglas de tarea y aprobadores

Los flujos de trabajo permiten establecer reglas de tarea y aprobadores específicos antes de mover una tarea a otra columna, denominada estado. Los estados se reflejan en la ventana emergente del flujo de trabajo personalizado, pero se pueden ver en cualquier vista del proyecto. Sin embargo, solo la vista del tablero kanban permite editar o crear nuevos estados.

Por ejemplo, puede que solo desee que ciertos miembros del equipo muevan una tarea a "terminado" y que otros aprueben el cambio del estado anterior a "terminado".

Establecer reglas

En la ventana emergente del flujo de trabajo, se puede editar el flujo de trabajo predeterminado, así como las reglas de transición y las aprobaciones de tareas.

Estado:

• De forma predeterminada, cualquier usuario puede mover una tarea a cualquier estado. Haga clic en un estado existente para cambiarle el nombre. Estos nombres corresponden a los encabezados de columna en la vista del tablero.
• Haga clic en el botón "Añadir estado" para crear un nuevo estado e incorporarlo a su flujo de trabajo personalizado.
• Arrastre un estado hacia arriba o hacia abajo en la lista para cambiar el orden. El orden en esta pantalla (de arriba a abajo) determinará el orden de las columnas en la vista del tablero (de izquierda a derecha) y el orden de los estados en la lista desplegable en las demás vistas.
• Utilice el botón de opción "Iniciar todas las tareas nuevas aquí" para determinar el estado predeterminado para todas las tareas nuevas.
• Los estados se pueden editar o puede añadir nuevos estados al flujo de trabajo. El creador y los administradores del proyecto pueden definir dónde comienzan las tareas en el flujo de trabajo y editar dónde comienzan.
• Puede especificar varias reglas para cada estado, lo que permite que diferentes usuarios tengan distintos permisos según sus necesidades. Por ejemplo, cuando una tarea está en “por hacer”, puedes permitir que cualquiera la mueva a “en proceso”, pero solo un gerente puede moverla directamente a “hecho”.

Transición

• Utilice la columna de transición para definir restricciones en esos movimientos por usuario, rol de proyecto o habilidades. Haga clic en el botón "Añadir transición" para crear sus propias reglas de flujo de trabajo personalizadas.
• Quién: Puede seleccionar personas, habilidades o roles específicos que puedan realizar este cambio. También puede permitir que cualquier persona lo realice.
• Dónde: Puede definir qué estado(s) de destino pueden realizar transiciones desde este estado.

Aprobación

• Opcionalmente, puede definir una aprobación obligatoria en cualquier etapa del flujo de trabajo.
• Para cualquier estado, haga clic en el botón "No obligatorio" para seleccionar a una persona que apruebe una tarea cuando esta entre en ese estado.
• Si se requiere aprobación, la tarea no se moverá a ningún otro estado hasta que se haya concedido.

Cómo crear un estado personalizado en el tablero Kanban

Aunque puede ver estados personalizados en otras vistas, el tablero Kanban es la única vista del proyecto donde puede crear un estado. Solo el creador del proyecto y quienes tengan acceso de gestión pueden editar o crear estados.

Vaya al tablero Kanban, donde verá los estados actuales del flujo de trabajo. En este caso, los estados son: pendiente de hacer, en proceso, pendiente de aprobación y atrasado. Para cambiar el nombre del estado, haga clic en los tres puntos suspensivos. También puede agregar un nuevo estado.

Para ver y cambiar el estado en otras vistas, haga clic en la vista deseada y asegúrese de que la columna "Estado" esté marcada. A continuación se muestra un diagrama de Gantt como ejemplo.

Publicar el flujo de trabajo o guardarlo como borrador

Para guardar el flujo de trabajo, debe publicarse. Si no está seguro de si desea publicar un flujo de trabajo, puede guardarlo como borrador y publicarlo más tarde.

Copiar un flujo de trabajo personalizado

Copie un flujo de trabajo existente de un proyecto a otro para no tener que volver a crearlo cada vez.

Una vez creado el proyecto, haga clic en su nombre y seleccione "Flujo de trabajo y automatización" para abrir la ventana emergente del flujo de trabajo. Haga clic en "Copiar flujo de trabajo de un proyecto existente" en la esquina superior derecha para abrir una lista desplegable de proyectos en su cuenta y seleccione uno para copiar el flujo de trabajo de ese proyecto al proyecto seleccionado.

Flujo de trabajo en acción

Para mover una tarea a través de su flujo de trabajo definido, arrástrela entre columnas en la vista del tablero. O bien, utilice el menú desplegable de estado en el diagrama de Gantt o la tarjeta de datos de la tarea para cambiar el estado de la tarea. Los cambios en el menú desplegable de estado también moverán la tarea a su nueva columna. Arrastrar una tarea entre columnas también actualizará el menú desplegable de estado en todas las demás vistas.

El movimiento entre columnas está restringido según las transiciones definidas en la pantalla de flujo de trabajo y automatización. Si intenta un movimiento no permitido, se le informará y la tarea volverá a su estado anterior. Las opciones del menú desplegable de estado se limitarán a las transiciones permitidas.

Notificación automática a los aprobadores requeridos

Si se requiere aprobación en cualquier etapa del flujo de trabajo, se notificará automáticamente al aprobador requerido. No se permite mover la tarea a ningún otro estado hasta que se haya concedido dicha aprobación.

Cuando el aprobador asignado ve la tarea, se indica que se requiere su aprobación. Simplemente haga clic en el botón de aprobación para que la tarea continúe con el flujo de trabajo.

Quienes no aprueben la tarea y estén viendo la tarea tienen la opción de solicitar la aprobación si no se ha concedido. Esto envía un recordatorio al aprobador requerido.

Uso de flujos de trabajo personalizados con automatización

Quienes tengan las ediciones Business y Enterprise también pueden aprovechar la automatización. Esta utiliza un lenguaje sencillo de "cuándo" y "entonces" para definir desencadenadores y acciones. Quienes tengan la edición Business pueden implementar hasta 5 reglas de automatización por flujo de trabajo, mientras que los clientes de la edición Enterprise pueden implementar hasta 20 reglas de automatización por flujo de trabajo. Los usuarios pueden agregar reglas de automatización a cualquier flujo de trabajo personalizado, desde el más simple hasta el más complejo.