Les feuilles de temps sont disponibles uniquement à partir du forfait Business et au-delà, en savoir plus.
Regardez notre vidéo ci-dessous pour plus d'informations sur le suivi du temps.
Accéder aux feuilles de temps
Pour accéder aux feuilles de temps, survolez le menu principal, où vous verrez une petite icône d'horloge.
Vous pourrez :
Ajouter des tâches directement depuis différents projets
Copier des feuilles de temps des semaines précédentes
Remplir automatiquement les feuilles de temps selon les besoins
Approbations des feuilles de temps
Si vous avez besoin que les feuilles de temps soient approuvées par la direction, nous disposons d'un système prévu à cet effet. Les feuilles de temps peuvent être soumises par les employés, puis approuvées (ou refusées) par les responsables.
Par défaut, les administrateurs globaux peuvent superviser et approuver toutes les feuilles de temps soumises. Vous pouvez également attribuer des approbateurs spécifiques à des employés individuels ; cet approbateur sera notifié lorsque des feuilles de temps sont soumises pour approbation. Vous pouvez choisir l'approbateur d'un employé dans la section Gérer les utilisateurs. Notez que pour qu'une personne apparaisse dans la liste des approbateurs, elle doit disposer du paramètre de sécurité « approuver les feuilles de temps ».
Une fois qu'un employé soumet une feuille de temps pour approbation, il ne peut plus y apporter de modifications, sauf si l'approbateur refuse la feuille de temps. Les feuilles de temps en attente d'approbation peuvent être modifiées par l'approbateur. Seuls les utilisateurs disposant du paramètre de sécurité « accéder à toutes les données du compte » peuvent apporter des modifications aux feuilles de temps déjà approuvées.
Tâches administratives des feuilles de temps
Sur la page des feuilles de temps, les tâches administratives par défaut sont :
Administration
Congés annuels
Réunions
Divers
Congés maladie
Vous pouvez supprimer, renommer ou créer entièrement de nouvelles tâches administratives en cliquant sur « modifier les tâches administratives » en bas de la fenêtre contextuelle d'ajout de tâches. Ce bouton n'est visible que si vous êtes autorisé à « créer et modifier les informations importantes du projet » dans les paramètres de sécurité du compte.
Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer une tâche administrative, cliquez sur le nom de la tâche pour la renommer, ou ajoutez une nouvelle tâche administrative en la saisissant dans le champ « ajouter ».
Vous pouvez consulter les tâches administratives dans le rapport de feuille de temps en sélectionnant « administration ». Les options « toutes les autres tâches » ou « tous les projets et toutes les autres tâches » afficheront les tâches non liées à un projet.
Exporter et importer les feuilles de temps
Les feuilles de temps peuvent également être importées ou exportées selon les besoins à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas situées dans la partie supérieure droite de la page des feuilles de temps.
Vous souhaitez échanger avec un expert au sujet de nos fonctionnalités ? Participez à une démonstration en direct cette semaine et bénéficiez d'une présentation en temps réel de ProjectManager.
Regardez notre vidéo Écouter et apprendre sur les feuilles de temps pour encore plus d'informations utiles.
FAQ
Q : Puis-je modifier des feuilles de temps qui ont déjà été approuvées ?
R : Oui, les feuilles de temps approuvées peuvent être modifiées, mais uniquement par les personnes disposant du paramètre de sécurité « accéder à toutes les données du compte ». Par défaut, seuls les administrateurs globaux disposent de ce paramètre activé, mais vous pouvez également créer des rôles personnalisés avec ce droit. Une feuille de temps ne peut pas être ramenée à un état non approuvé et renvoyée à l'employé.
Q : Si un administrateur ou un administrateur global modifie une feuille de temps approuvée, la modification sera-t-elle enregistrée, ou la feuille de temps devra-t-elle être resoumise ?
R : Si une feuille de temps a été soumise pour approbation, elle peut être renvoyée à l'utilisateur pour des modifications supplémentaires, puis resoumise jusqu'à ce qu'elle soit finalisée. Une fois finalisée, elle devient permanente. Un administrateur ou un administrateur global peut apporter des modifications pour l'utilisateur, mais la feuille de temps ne sera pas renvoyée à ce dernier.
Q : Si j'efface la feuille de temps approuvée pour tenter de la renvoyer à la personne qui l'a soumise, ce membre retrouve-t-il la possibilité de la renvoyer ? Ou devra-t-il ressaisir manuellement son temps ?
R : Même si toutes les entrées de temps sont effacées/supprimées, cette semaine de temps a été finalisée et reste verrouillée pour l'utilisateur qui l'a soumise. Dans ce cas, l'administrateur devrait ajouter manuellement les tâches et les heures pour l'utilisateur.
Q : Que se passe-t-il si une tâche est supprimée après que du temps y a été enregistré ?
R : La feuille de temps indique toujours à quoi les personnes ont consacré leur temps ; même si une tâche n'est plus pertinente (elle a été supprimée ou convertie en tâche récapitulative), le temps passé sur cette tâche reste conservé dans la feuille de temps. Vous pouvez même modifier ou copier ces entrées de feuille de temps. Cependant, l'effort réel sur le projet associé n'inclura plus ces heures, car ce travail a été retiré du projet.
Si vous avez d'autres questions concernant le suivi du temps et les feuilles de temps, veuillez envoyer un e-mail à support@projectmanager.com