La vue en tableau affiche toutes les tâches de votre projet réparties dans des colonnes personnalisées, également appelées statuts. Les tâches peuvent être déplacées d'une colonne à l'autre par glisser-déposer, ce qui indique un changement de statut de la tâche. Le tableau kanban est idéal pour définir les processus métier et les flux de travail du projet.
Comme dans la vue liste, les utilisateurs peuvent filtrer par responsable, priorité, date d'échéance et plus encore afin de trouver les tâches à exécuter. Comme il s'agit d'une vue de projet, toute tâche créée dans cette vue apparaîtra dans toutes les autres vues, de même que les mises à jour de tâches effectuées sur les cartes de tâches.
Résumé du tableau Kanban : avantages et fonctions
« Notre vue en tableau est flexible et personnalisable, tout en étant dotée de données de tâches approfondies et d'une automatisation sans code. »
Astuce : créez des règles de flux de travail et d'automatisation pour établir des garde-fous de processus, des approbations de tâches et automatiser l'administration du projet.
Vidéo d'introduction au tableau KanbanDécouvrez-en davantage sur la vue en tableau kanban dans la vidéo ci-dessous.
Comment créer un tableau Kanban
Ouvrez un projet existant et accédez au tableau, ou créez un nouveau projet. Les colonnes par défaut du tableau sont « à faire », « en cours » et « terminé », un bon point de départ si vous découvrez les flux de travail en tableau. Ajoutez et personnalisez autant de colonnes que vous le souhaitez au sein d'un projet donné.
Astuce : créez un flux de travail personnalisé en combinaison avec notre fonctionnalité d'automatisation en cliquant sur la petite icône d'engrenage en haut à droite, puis sur « Flux de travail ». Vous pouvez modifier le flux de travail de votre tableau à tout moment pour l'adapter à votre processus.
Saisir des tâches dans le tableau KanbanSi vous avez ajouté des tâches dans une autre vue, vous les verrez toutes répertoriées sous la première colonne à gauche (sauf si vous avez configuré un flux de travail personnalisé).
Commencez à créer de nouvelles tâches en cliquant sur le bouton d'ajout de tâche en bas de n'importe quelle colonne. Créez toutes les tâches sous la première colonne, puis déplacez-les vers les colonnes appropriées à mesure que votre projet avance.
Une fois vos tâches et données saisies sur la carte de tâche, vous pouvez :
Commencer à déplacer les tâches vers la droite à mesure que le projet progresse Mettre à jour la progression et mentionner votre équipe avec « @ » pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde tout au long du projet
Si les membres de l'équipe préfèrent voir un projet sous forme de diagramme de Gantt ou de liste, ils peuvent basculer vers une autre vue pour effectuer des mises à jour, et les données se répercuteront automatiquement sur le tableau.
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Personnaliser la vue du tableauCliquez sur le bouton Filtrer et trier en haut à droite du tableau pour personnaliser la vue. Ce menu propose trois options :
Filtrer
Choisissez un sous-ensemble de tâches à afficher sur le tableau afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus aujourd'hui. Les options incluent :
Nom de la tâche Responsables (individus ou travail non attribué) Date d'échéance Progression Priorité Étiquettes Type de tâche (tâche, tâche récapitulative, jalon)
Afficher
Choisissez les champs que vous souhaitez voir sur les cartes de tâches afin de ne pas perdre de vue l'essentiel. Les options incluent :
Terminé Date d'échéance Responsable Priorité Progression Pièces jointes Commentaires Sous-tâches Listes de choses à faire Heures
Trier
Vous pouvez ordonner automatiquement les colonnes de votre tableau, en plus du tri traditionnel par glisser-déposer. Les options de tri incluent :
Glisser-déposer → Tri libre et manuel Date d'échéance → Les tâches arrivant bientôt à échéance remontent en haut afin que vous puissiez vous concentrer sur les délais Progression → Concentrez-vous sur les tâches en cours et menez-les à terme Ressource → Voyez qui est surchargé ou quelles tâches manquent de ressources SDP (structure de découpage du projet) → Correspond à la structure du diagramme de Gantt
Cliquez sur le bouton Filtrer et trier en haut à droite de n'importe quel tableau de projet, puis sur la colonne Trier, où vous pouvez modifier l'ordre de tri :
Progression du tableau
Vous pouvez voir en un coup d'œil comment évolue chaque colonne de votre tableau. Les indicateurs de progression du tableau permettent de repérer facilement où le travail s'accumule ou approche de son achèvement.
Chaque en-tête de colonne affiche :
Nombre de tâches → Le nombre total de tâches dans la colonne. Récapitulatif des heures → Si votre équipe utilise l'effort planifié ou l'effort réel, vous verrez ces totaux à côté du nom de la colonne (par exemple, 12/16 h). Si les valeurs réelles dépassent les valeurs planifiées, la valeur réelle passe à l'orange pour signaler un dépassement. Barre de progression → Un indicateur visuel montrant le pourcentage moyen d'achèvement de toutes les tâches de la colonne. Survolez-la pour voir le pourcentage exact.
Les indicateurs se mettent à jour en direct à mesure que votre équipe déplace ou met à jour les tâches, afin que la progression du tableau reflète toujours les derniers travaux. Les tâches récapitulatives sont exclues de ces calculs afin de garantir l'exactitude des totaux. Si vous préférez une vue plus épurée, vous pouvez désactiver la progression des colonnes dans le menu Filtrer et trier.
Cela offre aux équipes un moyen rapide et visuel de comprendre la progression sans avoir à ouvrir chaque tâche, ce qui est particulièrement utile pour les responsables qui surveillent plusieurs colonnes ou étapes.
Personnaliser la carte de tâche
Une fois la tâche saisie, ajoutez une date d'échéance, attribuez la tâche à un membre de l'équipe, ajoutez un niveau de priorité et d'autres informations telles qu'une description. Voici une description de chacun des champs disponibles sur la carte de tâche.
Progression → L'avancement de la tâche : non commencée, commencée, à mi-chemin, presque terminée et terminée. Dans le diagramme de Gantt, cela correspond à 0 %, 25 %, 50 %, 75 % et 100 %. Il est important de tenir la progression à jour, car de nombreux widgets du tableau de bord sont alimentés par la progression des tâches. Attribuée à → Le membre de l'équipe assigné à la tâche. Une fois attribuée, l'utilisateur verra la tâche dans ses notifications et sur la page d'équipe. Si vous disposez de l'édition Business, vous pouvez utiliser le graphique de charge de travail pour voir les tâches terminées, restantes et en retard par membre de l'équipe. Description → Vous pouvez saisir une description de la tâche dans la zone de texte. Vous pouvez même y ajouter une mise en forme. Fichiers → Vous pouvez ajouter autant de fichiers que vous le souhaitez à la tâche. Si vous ajoutez un fichier dans un commentaire, il apparaîtra sous fichiers. Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers pour un téléversement facile. Priorité → Vous pouvez modifier le niveau de priorité d'une tâche, du niveau par défaut « aucune » à très faible, faible, moyenne, élevée, très élevée et critique. Date d'échéance → La date à laquelle la tâche est due. Dans le diagramme de Gantt, la date d'échéance est affichée comme la date de fin planifiée. Heures
→ Vous pouvez enregistrer des heures ici sans avoir à passer par le diagramme de Gantt ou la feuille de temps. Si vous enregistrez des heures dans le Gantt, la feuille de temps, la liste ou la vue d'accueil, elles s'afficheront ici, il n'est donc pas nécessaire de saisir les heures à plusieurs reprises. Étiquettes → Étiquetez les tâches pour les organiser et les filtrer par étiquette. Il existe de nombreuses façons d'utiliser les étiquettes : catégoriser un type de tâche, comme un bug, ou le service responsable de la tâche, comme l'informatique. Liste de choses à faire → Créez une liste de choses à faire utile pour des éléments spécifiques liés à la tâche. Pour démarrer une liste, commencez à saisir des éléments et appuyez sur Entrée après chacun. Autres dates → Les dates de début et de fin planifiées sont les dates auxquelles la tâche est censée commencer et se terminer. Les dates de début et de fin réelles font référence aux dates auxquelles la tâche a effectivement commencé et s'est terminée. Heures et coûts → Consultez les heures planifiées et réelles, ainsi que les coûts planifiés et réels, sur la carte de tâche. Si vous ne voyez pas les champs de coûts sur la carte de tâche, vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour les afficher. Statut → Le statut représente la colonne du tableau où se trouve actuellement la tâche.
Tâches récapitulatives sur le tableau
Une tâche récapitulative est indiquée sur le tableau par un triangle en haut à gauche de la carte de tâche. S'il s'agit d'une tâche récapitulative, vous pouvez voir les sous-tâches en ouvrant la carte de tâche.
Une fois sélectionnée, la carte de la tâche récapitulative affichera la progression totale, ainsi que la progression de chaque sous-tâche. Les sous-tâches qui sont également des tâches jalons seront indiquées par une icône en forme de losange à côté de l'icône d'ouverture de tâche, et la progression, les heures réelles, la date d'échéance et les responsables seront indiqués sous le nom de chaque sous-tâche.
Si vous filtrez par tâches récapitulatives dans le filtre, toutes les tâches non récapitulatives seront exclues, afin que vous puissiez voir vos tâches récapitulatives.
Tableaux Kanban personnels
Les tableaux kanban personnels sont distincts des tableaux kanban propres à chaque projet. Les colonnes de ce tableau kanban personnel diffèrent des colonnes spécifiques au projet, afin d'aider les membres de l'équipe à organiser leurs tâches entre les projets d'une manière qui leur convient.
Pour accéder à votre tableau personnel, allez dans la vue d'accueil et cliquez sur « Tableau » dans le menu du haut. N'hésitez pas à modifier ou à ajouter des colonnes à ce tableau selon vos besoins ; aucune donnée de projet ne sera affectée.
Remarque : vous n'avez pas besoin de tableaux kanban personnels ? Il existe une option de sécurité permettant de les masquer du menu. Toute personne disposant de l'autorisation de « modifier les paramètres de sécurité des rôles » peut masquer les tableaux kanban personnels.
Fonctionnalités avancées du tableau avec les forfaits supérieursLes clients Business et Enterprise peuvent également utiliser le tableau avec des flux de travail personnalisés et de l'automatisation. L'utilisation combinée de flux de travail personnalisés et de l'automatisation peut aider à simplifier les tâches manuelles et répétitives.
Les flux de travail personnalisés permettent aux utilisateurs de définir des règles de tâches et des approbateurs spécifiques avant que les tâches ne passent d'une colonne du tableau à la suivante.
L'automatisation utilise un langage simple de type « quand » et « alors » pour définir des déclencheurs et des actions au sein d'un même flux de travail. Rendez-vous sur nos pages consacrées aux flux de travail personnalisés et à l'automatisation pour plus d'informations !