Un utilisateur est défini comme toute personne pouvant accéder au logiciel à l'aide de son identifiant dédié, qui correspond à son adresse e-mail. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer les rôles suivants au sein du logiciel :
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Administrateur global
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Administrateur
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Responsable
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Membre de l'équipe
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Invité
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Rôles personnalisés (certaines éditions)
Si vous attribuez un rôle à un utilisateur, celui-ci devient un utilisateur disposant d'une licence. De nombreux clients demandent combien d'administrateurs, de responsables et de membres d'équipe peuvent être inclus dans leur compte.
Chaque identifiant de connexion dédié compte comme un utilisateur disposant d'une licence ; vous pouvez donc inclure dans votre compte n'importe quelle combinaison d'administrateurs, de responsables, de membres d'équipe, etc.
Rôles de ressource ou rôles de type « Aucun »
Si vous utilisez intensivement les fonctionnalités de planification, vous souhaiterez peut-être assurer le suivi de ressources non humaines. Un rôle de ressource correspond à un utilisateur sans licence pouvant représenter une ressource non humaine devant faire l'objet d'un suivi.
C'est le cas, par exemple, d'une salle de conférence ou d'un engin de chantier. Notre logiciel vous permet d'effectuer une planification des ressources en utilisant des rôles de type « Aucun ». Ces rôles ne permettent pas de se connecter au logiciel et ne nécessitent aucune licence.
Vous pouvez ajouter des rôles de type « aucun » (ou « none ») au logiciel via le bouton d'invitation ou le bouton d'ajout général. Il vous faudra indiquer un nom pour la ressource, mais l'adresse e-mail ne sera pas requise, car ces personnes ne peuvent pas se connecter au logiciel.
Ces rôles « aucun » apparaîtront également sur la page de l'équipe ainsi que sur la page de gestion des utilisateurs. Vous pourrez à tout moment transformer un profil « aucun » en utilisateur payant en saisissant une adresse e-mail et en sélectionnant un rôle autre que « aucun ».
FAQ sur le statut des utilisateurs
Q : Si je rends un utilisateur inactif, perd-il l'accès aux heures (estimées ou réelles) saisies précédemment ?
R : Ses données resteront dans le logiciel ; toutefois, il n'apparaîtra plus dans la liste des personnes (« people ») pour les rapports de feuilles de temps.
Q : Puis-je tout de même générer un rapport de feuille de temps pour des utilisateurs inactifs ?
R : Oui, il est toujours possible de générer ce rapport pour afficher les heures saisies par l'utilisateur, ou simplement de réactiver son profil pour qu'il apparaisse à nouveau dans le rapport.