Übersicht über das Kanban-Board

Die Board-Ansicht zeigt alle Ihre Projektaufgaben in benutzerdefinierten Spalten an, die auch als Status bezeichnet werden. Aufgaben lassen sich per Drag-and-Drop von einer Spalte in eine andere verschieben, wodurch der Status der jeweiligen Aufgabe geändert wird. Das Kanban-Board eignet sich hervorragend zur Definition von Geschäftsprozessen und Projektabläufen.

Genau wie in der Listenansicht können Nutzer nach Verantwortlichen, Priorität, Fälligkeitsdatum und weiteren Kriterien filtern, um die zu erledigenden Aufgaben zu finden. Da es sich um eine Projektansicht handelt, erscheinen alle in dieser Ansicht erstellten Aufgaben sowie Aktualisierungen an den Aufgabenkarten auch in allen anderen Ansichten.

Zusammenfassung zum Kanban-Board: Vorteile und Funktionen

Unsere Board-Ansicht ist flexibel und anpassbar – und zugleich leistungsstark ausgestattet mit detaillierten Aufgabendaten sowie No-Code-Automatisierung.

So erstellen Sie ein Kanban-Board

Öffnen Sie ein vorhandenes Projekt und navigieren Sie zum Board, oder erstellen Sie ein neues Projekt. Die Standardspalten des Boards lauten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ – ein idealer Ausgangspunkt, wenn Sie noch keine Erfahrung mit Board-Workflows haben. Sie können innerhalb eines Projekts beliebig viele Spalten hinzufügen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Tipp: Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Workflow in Verbindung mit unserer Automatisierungsfunktion, indem Sie auf das kleine Zahnradsymbol oben rechts und anschließend auf „Workflow“ klicken. Sie können den Workflow Ihres Boards jederzeit an Ihre Arbeitsabläufe anpassen.

Aufgaben in das Kanban-Board eintragen

Wenn Sie bereits Aufgaben in einer anderen Ansicht hinzugefügt haben, werden diese zunächst alle in der ersten Spalte auf der linken Seite angezeigt (sofern Sie keinen benutzerdefinierten Workflow eingerichtet haben).

• Erstellen Sie neue Aufgaben, indem Sie unten in einer beliebigen Spalte auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Aufgaben klicken.

• Legen Sie alle Aufgaben zunächst in der ersten Spalte an und verschieben Sie sie im weiteren Verlauf Ihres Projekts in die entsprechenden Spalten.

Sobald Sie Ihre Aufgaben und Daten auf der Aufgabenkarte eingegeben haben, können Sie:

• Aufgaben im Verlauf des Projekts nach rechts verschieben

• Den Fortschritt aktualisieren und Teammitglieder per @-Erwähnung einbinden, um sicherzustellen, dass während des gesamten Projekts alle auf dem gleichen Stand sind

Zwischen Ansichten wechseln – wenn Teammitglieder das Projekt lieber in einer Gantt- oder Listenansicht sehen möchten, können sie umschalten, um Aktualisierungen vorzunehmen; die Daten werden dann automatisch auf dem Board übernommen.

Anpassen der Board-Ansicht

Klicken Sie oben rechts im Board auf die Schaltfläche „Filtern und Sortieren“, um die Ansicht anzupassen. Dieses Menü bietet drei Optionen:

Filtern

Wählen Sie eine Teilmenge der Aufgaben aus, die auf dem Board angezeigt werden sollen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was heute am wichtigsten ist. Zu den Optionen gehören:

• Aufgabenname

• Verantwortliche (einzelne Personen oder nicht zugewiesene Aufgaben)

• Fälligkeitsdatum

• Fortschritt

• Priorität

• Tags

• Aufgabentyp (Aufgabe, Zusammenfassung, Meilenstein)

Anzeigen

Wählen Sie aus, welche Felder auf den Aufgabenkarten angezeigt werden sollen, damit Sie den Überblick behalten. Zu den Optionen gehören:

• Erledigt

• Fälligkeitsdatum

• Zuständige Person

• Priorität

• Fortschritt

• Anhänge

• Kommentare

• Unteraufgaben

• To-dos

• Stunden

Sortieren

Neben der herkömmlichen Sortierung per Drag-and-drop können Sie die Spalten Ihres Boards auch automatisch anordnen. Zu den Sortieroptionen gehören:

• Drag & drop → Freie, manuelle Sortierung

• Fälligkeitsdatum → Bald fällige Aufgaben werden nach oben verschoben, damit Sie sich auf Fristen konzentrieren können

• Fortschritt → Fokus auf Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, um sie zum Abschluss zu bringen

• Ressource → Erkennen Sie, wer überlastet ist oder bei welchen Aufgaben Ressourcen fehlen

• WBS → Entspricht der Gantt-Struktur

Klicken Sie oben rechts auf einem beliebigen Projektboard auf die Schaltfläche „Filtern & Sortieren“ und wählen Sie die Option „Sortieren“, um die Sortierreihenfolge zu ändern:

Fortschritt auf dem Board

Sie sehen auf einen Blick, wie es um die einzelnen Spalten auf Ihrem Board steht. Dank der Fortschrittsanzeigen erkennen Sie sofort, wo sich Arbeit staut oder kurz vor dem Abschluss steht.

Jeder Spaltenkopf zeigt Folgendes an:

• Anzahl der Aufgaben → Die Gesamtzahl der Aufgaben in der Spalte.

• Stundenzusammenfassung → Wenn Ihr Team mit geplantem oder tatsächlichem Aufwand arbeitet, werden diese Summen neben dem Spaltennamen angezeigt (z. B. 12 / 16 Std.). Übersteigen die tatsächlichen Werte die geplanten, färbt sich der Wert für den tatsächlichen Aufwand orange, um eine Überschreitung zu kennzeichnen.

• Fortschrittsbalken → Eine visuelle Anzeige, die den durchschnittlichen Fertigstellungsgrad (in %) aller Aufgaben in der Spalte darstellt. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den genauen Prozentsatz zu sehen.

Die Anzeigen werden in Echtzeit aktualisiert, während Ihr Team Aufgaben verschiebt oder bearbeitet; so spiegelt der Fortschritt auf Ihrem Board stets den aktuellen Arbeitsstand wider. Zusammenfassende Aufgaben (Summary Tasks) werden bei diesen Berechnungen nicht berücksichtigt, um die Genauigkeit der Summen zu gewährleisten. Wenn Sie eine übersichtlichere Ansicht bevorzugen, können Sie die Spaltenfortschrittsanzeige im Menü „Filtern & Sortieren“ deaktivieren.

Dies ermöglicht Teams einen schnellen, visuellen Überblick über den Fortschritt, ohne jede einzelne Aufgabe öffnen zu müssen – besonders praktisch für Manager, die mehrere Spalten oder Phasen im Blick behalten.

Anpassen der Aufgabenkarte

Sobald die Aufgabe erstellt ist, können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, sie einem Teammitglied zuweisen sowie eine Prioritätsstufe und weitere Informationen, wie etwa eine Beschreibung, hinzufügen. Hier finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Felder auf der Aufgabenkarte.

• Fortschritt → Der Fortschritt der Aufgabe: nicht begonnen, begonnen, zur Hälfte erledigt, fast fertig und erledigt. Im Gantt-Diagramm entspricht dies 0 %, 25 %, 50 %, 75 % und 100 %. Es ist wichtig, den Fortschritt aktuell zu halten, da viele Dashboard-Widgets auf diesen Daten basieren.

• Zugewiesen an → Das Teammitglied, dem die Aufgabe zugewiesen wurde. Nach der Zuweisung erscheint die Aufgabe in den Benachrichtigungen des Nutzers sowie auf der Teamseite. In der Business-Edition können Sie zudem das Auslastungsdiagramm nutzen, um Aufgaben nach Teammitgliedern zu filtern (erledigt, ausstehend, überfällig).

• Beschreibung → Im Textfeld können Sie eine Beschreibung der Aufgabe eingeben. Dabei sind auch Formatierungen möglich.

• Dateien → Sie können der Aufgabe beliebig viele Dateien hinzufügen. Wenn Sie eine Datei in einem Kommentar anhängen, erscheint sie ebenfalls im Bereich „Dateien“. Zudem lassen sich Dateien ganz einfach per Drag-and-Drop hochladen.

• Priorität → Sie können die Priorität einer Aufgabe ändern; zur Auswahl stehen (neben der Standardeinstellung „Keine“): sehr niedrig, niedrig, mittel, hoch, sehr hoch und kritisch.

• Fälligkeitsdatum → Das Datum, an dem die Aufgabe fällig ist. In der Gantt-Ansicht wird das Fälligkeitsdatum als geplantes Enddatum angezeigt.

• Stunden → Hier können Sie Stunden erfassen, ohne zur Gantt- oder Zeiterfassungsansicht wechseln zu müssen. Wenn Sie Stunden in der Gantt-Ansicht, der Zeiterfassung, der Listen- oder der Startansicht erfassen, werden diese auch hier angezeigt; eine mehrfache Eingabe ist also nicht erforderlich.

• Tags → Versehen Sie Aufgaben mit Tags, um sie zu organisieren und nach Tags zu filtern. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, Tags zu nutzen: Kategorisieren Sie beispielsweise eine Aufgabenart (wie „Bug“) oder die zuständige Abteilung (wie „IT“).

• To-do-Liste → Erstellen Sie eine hilfreiche To-do-Liste für spezifische Punkte, die sich auf die Aufgabe beziehen. Um eine To-do-Liste zu beginnen, geben Sie einfach Aufgaben ein und drücken Sie nach jeder Aufgabe die Eingabetaste.

• Weitere Daten → Geplantes Start- und Enddatum sind die geschätzten Zeitpunkte für Beginn und Abschluss der Aufgabe. Das tatsächliche Start- und Enddatum gibt an, wann die Aufgabe tatsächlich begonnen und abgeschlossen wurde.

• Stunden und Kosten → Sehen Sie sich die geplanten und tatsächlichen Stunden sowie die geplanten und tatsächlichen Kosten direkt in der Aufgabenkarte an. Wenn die Kostenfelder in der Aufgabenkarte nicht sichtbar sind, verfügen Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen, um diese einzusehen.

• Status → Der Status entspricht der Spalte auf dem Board, in der sich die Aufgabe aktuell befindet.

Zusammenfassende Aufgaben auf dem Board

Eine zusammenfassende Aufgabe wird auf dem Board durch ein Dreieck oben links auf der Aufgabenkarte gekennzeichnet. Handelt es sich um eine zusammenfassende Aufgabe, können Sie die Teilaufgaben auf der geöffneten Aufgabenkarte sehen.

Nach der Auswahl zeigt die Karte der Sammelaufgabe den Gesamtfortschritt sowie den Fortschritt der einzelnen Teilaufgaben an. Teilaufgaben, die gleichzeitig Meilensteine ​​sind, werden durch ein Rautensymbol neben dem Symbol für offene Aufgaben gekennzeichnet; zudem werden Fortschritt, Ist-Stunden, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Personen unter dem Namen der jeweiligen Teilaufgabe aufgeführt.

Wenn Sie den Filter so einstellen, dass nach Sammelvorgängen gefiltert wird, werden alle Vorgänge ausgeblendet, die keine Sammelvorgänge sind, sodass Sie Ihre Sammelvorgänge sehen können.

Persönliche Kanban-Boards

Persönliche Kanban-Boards sind von projektspezifischen Kanban-Boards unabhängig. Die Spalten in dieser Ansicht des persönlichen Kanban-Boards unterscheiden sich von den projektspezifischen Spalten, damit Teammitglieder ihre Aufgaben projektübergreifend so organisieren können, wie es für sie am besten passt.

Um auf Ihr persönliches Board zuzugreifen, navigieren Sie zur Startansicht und klicken Sie im oberen Menü auf „Board“. Sie können dieses Board nach Bedarf anpassen oder Spalten hinzufügen, ohne dass sich dies auf Projektdaten auswirkt.

Hinweis: Benötigen Sie keine persönlichen Kanban-Boards? Es gibt eine Sicherheitsoption, um diese im Menü auszublenden. Jeder, der über die Berechtigung zum „Bearbeiten der Rollen-Sicherheitseinstellungen“ verfügt, kann persönliche Kanban-Boards ausblenden.

Erweiterte Board-Funktionen bei Upgrade-Tarifen

Geschäfts- und Enterprise-Kunden können das Board zudem mit benutzerdefinierten Workflows und Automatisierungen nutzen. Der Einsatz von benutzerdefinierten Workflows und Automatisierungen trägt dazu bei, manuelle, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren.

Benutzerdefinierte Workflows ermöglichen es, Regeln für Aufgaben sowie spezifische Genehmiger festzulegen, bevor Aufgaben von einer Board-Spalte in die nächste verschoben werden.

Die Automatisierung nutzt eine einfache „Wenn-dann“-Logik, um Auslöser und Aktionen innerhalb eines Workflows zu definieren. Weitere Informationen finden Sie auf unseren Seiten zu benutzerdefinierten Workflows und Automatisierungen!